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Der Kleinunternehmer und die Umsatzsteuer.
Wer ist Kleinunternehmer? Was ist die Kleinunternehmerregelung? Rechnungsmuster für Kleinunternehmer!

Kleinunternehmer-Regelung im Detail

Nun aber zu den Feinheiten der Kleinunternehmer-Regelung: Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, um in den Genuss der Vereinfachungsregelung zu kommen. Außerdem erläutern wir die wichtigsten Sonderfälle und zählen die Vor- und Nachteile des Kleinunternehmer-Daseins auf.

Darf ich? Die Voraussetzungen der Kleinunternehmer-Regelung

Damit das Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer akzeptiert, dürfen die umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen laut § 19 UStG folgende Umsatzgrenzen nicht übersteigen:

Wichtig: Das hervorgehobene „und“ bedeutet, dass beide Bedingungen erfüllt sein müssen. Und: Bei den genannten Grenzen handelt es sich um den Umsatz und nicht etwa um den Gewinn! Der Gewinn ist in der Regel deutlich niedriger, weil von den Einnahmen ja noch die Ausgaben abgezogen werden.

Bitte beachten Sie: Im Jahr der Gründung eines Gewerbes, eines land- oder forstwirtschaftlichen Betriebs sowie bei Aufnahme einer neuen selbstständigen Tätigkeit gelten folgende Sonderbestimmungen: In Ermangelung eines vorangegangenen Geschäftsjahres darf der Jahresumsatz für das erste Jahr geschätzt werden. In dem Fall gilt: Nur wenn der Jahresumsatz voraussichtlich nicht höher ist als 17.500 Euro, dürfen Sie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen.

Sonderfall I: Umsatzgrenzen im Gründungsjahr

Aber Vorsicht: Sofern Ihr erstes Geschäftstätigkeit nicht im Januar beginnt, müssen Sie den geschätzten tatsächlichen Umsatz monatsgenau auf ein ganzes Jahr hochrechnen. Angefangene Monate werden komplett berücksichtigt.
Nehmen wir an, Sie starten am 15. Mai: dann sind Sie im ersten Jahr nur in acht von zwölf Monaten geschäftlich tätig. Die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze beträgt in dem Fall nur 11.667 Euro (= 8/12 von 17.500 Euro).

Mit anderen Worten: Wenn bei Unternehmensstart im Mai abzusehen ist, dass Sie im ersten Geschäftsjahr mehr als 11.667 Euro umsetzen werden, dürfen Sie die Kleinunternehmer-Regelung nicht in Anspruch nehmen. Mit den Folgen des unerwarteten Überschreitens von Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen beschäftigen wir uns weiter unten.

Sonderfall II: Mehrere umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Tätigkeiten

Wichtig: Dass die Umsatzsteuer-Vereinfachung „Kleinunternehmer-Regelung“ heißt (und nicht etwa Kleinunternehmens-Regelung) ist Absicht: Der Kleinunternehmer-Status ist an die Person des Unternehmers gebunden!

Sie dürfen sich also nicht mehrfach auf die Kleinunternehmer-Regelung berufen und womöglich jeweils bis zu 17.500 Euro Umsatz machen, ohne Umsatzsteuer auszuweisen! Zwar spricht nichts dagegen, verschiedene kleine und große Unternehmen nebeneinander zu betreiben. Falls Sie tatsächlich mehrere Gewerbebetriebe führen und / oder verschiedene selbstständige Tätigkeiten ausüben, dann werden sämtliche umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen aller Betriebe zusammengerechnet!

Sonderfall III: Umsatzsteuerfreie Einnahmen

Entgegen der landläufigen Meinung sind die Einnahmen von Kleinunternehmern keineswegs umsatzsteuerfrei: Vielmehr wird die in den Verkaufspreisen enthaltene Umsatzsteuer aus Vereinfachungsgründen vom Finanzamt lediglich „nicht erhoben“.

Das klingt zunächst nach Haarspalterei. In der Praxis der meisten Kleinunternehmer spielt die begriffliche Spitzfindigkeit auch keine große Rolle. Unter Umständen kann der feine Unterschied aber weitreichende Folgen haben. Angenommen, ein Zahnarzt sammelt in seiner Freizeit historische Armbrüste. Gelegentlich verkauft er das eine oder andere Einzelstück aus seiner Sammlung über einen kleinen Webshop. Obwohl er mit seiner florierenden Zahnarztpraxis bereits über 150.000 Euro Gewinn macht, darf er den Onlinehandel durchaus als Kleinunternehmer betreiben – jedenfalls so lange sein Armbrust-Umsatz die 17.500-Euro-Marke nicht übersteigt.
Hintergrund: Tatsächlich umsatzsteuerfreie Waren und Dienstleistungen werden bei der Ermittlung der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze gar nicht erst berücksichtigt! Die Liste mit den wichtigsten „Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen“ findet sich in § 4 Nr. 11 bis 28 UStG. Dazu gehören zum Beispiel:

Bitte beachten Sie: Ob einige oder alle Ihrer Waren und Dienstleistungen tatsächlich umsatzsteuerfrei sind, sollten Sie nicht selbst entscheiden. Am besten fragen Sie einen Steuerberater oder sprechen direkt mit dem Finanzamt.

Soll ich? Vor- & Nachteile der Kleinunternehmer-Regelung

Ob Sie die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen oder nicht, bleibt letztlich Ihnen überlassen. Hier die wichtigsten Pro- und Kontra-Argumente im Überblick:

Komfort-Vorteil: Die Verwaltungsvereinfachung erspart Ihnen die Brutto-Netto-Unterscheidung – sowohl bei Ausgangsrechnungen als auch bei Ihren Betriebsausgaben. Umsatzsteuervoranmeldungen sind nicht erforderlich. Bei der Umsatzsteuererklärung brauchen Sie oft nur zwei Zahlen einzutragen.

Preis-Vorteil: Im Privatkunden-Geschäft können Sie spürbar günstiger anbieten als Wettbewerber, die der Regelbesteuerung unterliegen. Bei Dienstleistungen, die dem Regelsteuersatz von 19 % Umsatzsteuer unterliegen, beträgt der Preis-Vorteil gegenüber einem Konkurrenten, der Umsatzsteuer ausweisen muss, beispielsweise rund 16 %. Rechnen Sie selbst:

Mit anderen Worten: Der Kleinunternehmer bietet knapp 16 % günstiger als sein Wettbewerber an. Nicht berücksichtigt ist bei dieser Berechnung ein eventueller Vorsteuervorteil bei der Beschaffung des Produkts. Dadurch fällt der Preis-Vorteil in der Regel etwas niedriger aus.
Wichtig: Gegenüber vorsteuerabzugsberechtigten Geschäftskunden ergibt sich kein Preisvorteil: Diese Zielgruppe lässt sich den Vorsteueranteil ja vom Finanzamt erstatten.

Perspektiv-Nachteil: Bei positiver Unternehmensentwicklung müssen Kleinunternehmer früher oder später zur Regelbesteuerung übergehen. Wer zuvor den Preis-Vorteil an seine Privatkunden weitergereicht hat und als „billiger Jakob“ aufgetreten ist, muss nun Preiserhöhungen durchsetzen. Gelingt das nicht, droht ein spürbarer Gewinneinbruch.

Image-Nachteil: Auch im Firmenkunden-Geschäft kann die Kleinunternehmer-Regelung von Nachteil sein. Fehlende Umsatzsteuerangaben auf Kleinunternehmer-Rechnungen erwecken bei manchen Firmenkunden den Eindruck, der Anbieter sei kein richtiger Profi.

Kosten- / Liquiditäts-Nachteil: Die fehlende Vorsteuerabzugsberechtigung von Kleinunternehmern erhöht die Betriebsausgaben. Das kann sich ausgerechnet in der Startphase kleiner Unternehmen schmerzhaft bemerkbar machen, in der oftmals hohe Anfangsinvestitionen erforderlich sind.

Lohnt sich die Kleinunternehmer-Regelung?

So allgemein lässt sich die Frage nicht beantworten. Wie so oft – es kommt darauf an:

Für Vollerwerbsgründer lohnt sich die Kleinunternehmer-Regelung normalerweise nicht: Geschäftsleute, die vom Gewinn ihres Unternehmens oder ihrer selbstständigen Tätigkeit leben wollen, entscheiden sich am besten von vornherein für die Regelbesteuerung. Mit jährlichen Gesamteinnahmen von unter 17.500 Euro lässt sich nach Abzug der Betriebsausgaben der eigene Lebensunterhalt auf Dauer nicht bestreiten – vom Unterhalt einer ganzen Familie ganz zu schweigen.

Für Vollerwerbsgründer eignet sich die Kleinunternehmer-Regelung erfahrungsgemäß selbst dann nicht, wenn der Umsatz im ersten oder zweiten Jahr voraussichtlich unter der 17.500-Euro-Marke bleibt und die Kunden überwiegend Verbraucher sind: Aufgrund des zu erwartenden Übergangs zur Regelbesteuerung sollte der anfängliche Preis-Vorteil ohnehin nicht oder nicht voll an die Kunden weitergegeben werden. Der Vorsteuerabzug für die Anfangsinvestitionen ist dagegen komplett verloren. Die anfängliche Verwaltungsvereinfachung ist da nur ein schwacher Trost: Spätestens im zweiten oder dritten Jahr kommt ein erfolgreicher Unternehmer ja doch nicht um Umsatzsteuervoranmeldungen herum.

Auch für nebenberufliche Gewerbetreibende und Selbstständige im B2B-Geschäft ist die Kleinunternehmer-Regelung nicht wirklich empfehlenswert: Sie haben keine Preis-Vorteile, verzichten ohne Not auf den Vorsteuerabzug aus Investitionen und leiden obendrein unter dem Amateur-Image. Verglichen damit fällt der etwas geringere Verwaltungsaufwand kaum ins Gewicht.

Für nebenberufliche Gewerbetreibende und Selbstständige im Privatkunden-Geschäft, kann die Kleinunternehmer-Regelung dagegen durchaus sinnvoll sein. Das gilt vor allem dann, wenn sie ohne große Investitionen auskommen und die Jahresumsätze voraussichtlich auch in Zukunft unter der 17.500-Euro-Marke bleiben.

Ganz gleich, zu welcher Kategorie Sie sich zählen: Am besten besprechen Sie die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmer-Regelung anhand der besonderen Bedingungen Ihres Einzelfalls mit einem Steuerberater oder einem anderen Steuerexperten.

Kleinunternehmer werden oder darauf verzichten: Wie geht das?

Ihre Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmer-Regelung teilen Sie dem Finanzamt in der Regel auf dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ mit. Sofern Sie den nicht bereits beim Finanzamt angefordert oder unaufgefordert zugeschickt bekommen haben, können Sie den achtseitigen Vordruck auf dem Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung anschauen und von dort herunterladen. Am oberen Seitenrand steht Ihnen übrigens eine ausführliche „Ausfüllhilfe“ zur Verfügung:

Die für die Kleinunternehmer-Regelung entscheidenden Formularfelder 154, 156 und 157 finden Sie auf Seite 6 des Fragebogens.

Bitte beachten Sie: An den Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung sind Sie fünf Kalenderjahre lang gebunden. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass Unternehmer und Selbstständige mit geringen Umsätzen sich im ersten Jahr hohe Vorsteuererstattungen sichern und im zweiten Jahr zur bequemen Kleinunternehmer-Regelung zu wechseln.

Überschreiten von Umsatzgrenzen und die Folgen

Liegt der tatsächliche Umsatz mit umsatzsteuersteuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen im Gründungsjahr entgegen Ihren Erwartungen über der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze von 17.500 Euro (bei Rumpfjahren pro Kalendermonat vor der Gründung 1/12 weniger), hat das für das abgelaufene Kalenderjahr normalerweise keine nachteiligen Folgen: Bei Ihren Schätzungen müssen Sie zwar die zum Zeitpunkt der Schätzung bekannten Besteuerungsgrundlagen berücksichtigen – unverhoffte Bestellungen und Aufträge werden aber nicht rückwirkend bestraft.

Hier die wichtigsten Szenarien im Überblick:

Allgemein ausgedrückt:

Übersichts-Prüfschema: Sind Sie (noch) Kleinunternehmer?

Übergang von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung

Wichtig: Eine Benachrichtigung des Finanzamts über das Ende des Kleinunternehmer-Daseins bekommen Sie nicht. Das liegt ganz einfach daran, dass das Finanzamt normalerweise frühestens Mitte des Folgejahres (im Rahmen Ihrer Steuererklärungen) von Ihnen über einen eventuell höheren Umsatz informiert wird.

Die Folge: Ihre Umsatzentwicklung müssen Sie als Kleinunternehmer selbst überwachen. Je näher Sie an die 17.500-Euro-Grenze kommen, desto genauer muss die Kontrolle erfolgen. Spätestens bevor Sie die erste Rechnung des neuen Jahres schreiben, sollten Sie Ihren tatsächlichen Vorjahresumsatz kennen!

Bitte beachten Sie: Falls Sie an der Kleinunternehmer-Regelung festhalten, obwohl Sie die erforderlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllen, schulden Sie dem Finanzamt die Umsatzsteuer. Dass Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, spielt dann keine Rolle.

Beispiel:

Angenommen, ein Kleinunternehmer merkt nicht, dass er seit Jahresbeginn der Regelbesteuerung unterliegt. Er schreibt eine Rechnung über 750 Euro für eine umsatzsteuerliche Dienstleistung, ohne Umsatzsteuer auszuweisen. Dann handelt es sich beim Rechnungsbetrag aus Sicht des Finanzamts um den Bruttobetrag, in dem die Umsatzsteuer enthalten ist:

Aufs Jahr gerechnet muss ein ehemaliger Kleinunternehmer, der Einnahmen von zum Beispiel 15.000 Euro hatte, bei einem Steuersatz von 19 % nachträglich knapp 2.400 Euro Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen (15.000 / 1,19 * 19 %).

Die gute Nachricht: Wenn Sie Geschäfte mit Unternehmen machen, dürfen Sie korrigierte Rechnungen verschicken, auf denen Sie Umsatzsteuer ausweisen. Ihren Kunden machen Sie damit zwar zusätzliche Arbeit: Da die Rechnungsempfänger den Umsatzsteueranteil jedoch als Vorsteuer geltend machen dürfen, haben Ihre Kunden keine finanziellen Nachteile.

Anders bei Privatkunden: Für diesen Personenkreis bedeutet der nachträgliche Umsatzsteuer-Ausweis ja eine echte Preiserhöhung. Da Sie verpflichtet sind, Verbrauchern Bruttopreise zu nennen, können Sie solche nachträglichen Preiserhöhungen rechtlich nicht durchsetzen. Und freiwillig dürften die wenigsten Privatpersonen bereit sein, die Mehrkosten zu bezahlen.

Rückkehr zur Kleinunternehmer-Regelung?

Der Weg von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung ist keine Einbahnstraße. Sobald Ihr Vorjahresumsatz (zuzüglich Umsatzsteuer!) wieder unter 17.500 Euro liegt und der Jahresumsatz des Folgejahres voraussichtlich unter 50.000 Euro bleiben wird, können Sie beim Finanzamt den Kleinunternehmer-Status beantragen.

Bitte beachten Sie: Falls Sie zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet haben, sind Sie fünf Jahre lang an diese Entscheidung gebunden. Sie können dann frühestens im sechsten Jahr wieder Kleinunternehmer werden – vorausgesetzt, Sie erfüllen die erforderlichen Bedingungen.

Unternehmer mit schwankenden Umsätzen

Die gute Nachricht: Falls Ihre Umsatzerlöse stark schwanken, ist auch ein wiederholter Wechsel von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung und wieder zurück möglich. Das soll an folgendem Beispiel erläutert werden:

umsaetze

Hier die dazugehörigen Erläuterungen:

 

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